Komunikasi dalam organisasi - rangkuman buku komunikasi bisnis pengarang djoko purwanto edisi keempat

Komunikasi dalam organisasi

Hubungan komunikasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama sama melakukan  fungsinya dengan baik

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yg 1 dengan yang lain,antara manajer dan karyawan , atau karyawan dengan karyawan , merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran manajerial

Manajer pada semua level dalam suatu organisasi memiliki peran strategis bagi pembangunan organisasi ke depan.

Menurut mintzberg terdapat 3 peran yang dapat diterapkan seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu :  Peran antar pribadi , peran informasional, peran keputusan

Kegiatan pertukaran informasi

Pencapaian tujiuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi . Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi  dengan menggunakan suatu bahsa atau symbol symbol yang biasa digunakan.

Secara umum komunikasi mempunyai 2 fungsi penting dalam organisasi :

1.    Komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi

2.    Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dengan organisasi lainnya.

Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.

Kegiatan-kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi :

a)    Menetapkan tujuan

b)    Membuat dan melaksanakan tujuan

c)    Mengukur prestasi kerja

d)    Merekrut dan mengembangkan staf

e)    Pelayanan pelanggan

f)     Negoisasi dengan pemasok

g)    Memproduksi produk

h)   Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communication channel) , dan saluran komunikasi non formal (informal communications channel)

·         Saluran komunikasi formal

a)    Komunikasi dari atas kebawah    

JAlur komunikasi yang berasal dari atas (manajer ) ke bawah (karyawan) merupakanpenyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,instruksi , maupun prosedur untuk dijalankan sebaik baiknya , untuk mencapai tujuan yang dikehendaki

Menurut katz dan khan ,komunikasi kebawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu :

v  Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

v  Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

v  Memberikan informasi tentang prosedurdan praktik organisasional

v  Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan ,

v  Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai

Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah memungkinkan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya.

b)    Komunikasi dari bawa keatas

Idea tau gagasan penyampaian pesan dalam komunikasi dari bawhan keatas berasal dari bawahan , bawahan terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan.

c)    Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

d)    Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal melibatkankomunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda,

Keuntungan komunikasi diagonal

v  Penyebaran informasi bias lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional,

v  Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen,ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal .

e)    Keterbatasan komunikasi formal

Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban.

Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit , dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control ) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.

·         Saliuran komunikasi nonformal

Komuikasi informal cenderung fleksibel dan tidak ketat sebagaimana komunikasi yang terjadi disaat saat istirahat kerja.

Cara mengelola komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi

1.     Bagaimana menangani pesan pesan yang bersifat secara rutin

2.     Bagaimana menangani krisi komunikasi

Ø  Penanganan pesan pesan rutin

Dalam organisasi besar pada umumnya volume pesan tertulis lebih banyak disbanding organisasi kecil,tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan benefit dan meminimum kan biaya dari kegiatan komunikasi, untuk dapat memaksimumkan manffat dan meminimkan biaya , seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut :

1)   Mengurangi jumlah pesan

2)   Instruksi yang jelas

3)   Mendelegasikan tanggung jawab

4)   Melatih petugas

Ø  Penanganan krisi komunikasi

Dalam situasi krisi komunikasi ,ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :

v Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan kritis

v Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

v Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi,

v Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh ,terbuka dan jujur.jika ada yang salah segera mohon maaf,

v Tunjukan keseriusan perusahaan,bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

Meningkatkan ketrampilan komunikasi

Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

Ø  Membaca

Ø  Mendengarkan

Ø  Membuat percakapannya menarik

Ø  Melakukan wawancara

Ø  Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil

Ø  Berpidato dan presentasi

Ø  Menulis surat,memo dan laporan.

Sumber : bab 3 buku komunikasi bisnis pengarang djoko purwanto edisi keempat